2022-11-29 versie 1

Privacyverklaring Leden Toneelvereniging O.O.G.. 

Beschrijving van privacy en dataverwerking conform de richtlijn Algemene Verordening Persoonsgegevens van 25 mei 2018. Wanneer je lid, vrijwilliger, in dienst bent of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geef je uitdrukkelijk toestemming om je persoonsgegevens in lijn met deze Privacyverklaring te verwerken. Wij adviseren je om deze Privacyverklaring goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor je eigen administratie.

Toneelvereniging O.O.G. hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze 

Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met 

persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen. Toneelvereniging OOG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn 

verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy policy;

• de verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal 

nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van 

je persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging 

van je persoonsgegevens gewaarborgd is; 

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering 

van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van je rechten omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en 

deze respecteren.

Als Toneelvereniging O.O.G. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. 

Indien je na het doornemen van onze Privacy policy, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens, beeldmateriaal en dergelijke van leden, zowel spelende als niet spelende leden, worden door Toneelvereniging O.O.G. verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• administratief vastleggen van het lidmaatschap van Toneelvereniging O.O.G.

• deelname aan club gerelateerde activiteiten

• openbaarmaking ten behoeve van promotionele activiteiten in dagbladen, het theaterprogramma van De Leest, posters, social media.  Als toekomstige producties.

• het verzenden van nieuwsbrieven

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Toneelvereniging O.O.G. de volgende persoonsgegevens 

van je vragen:

• voornaam;

• voorletters;

• tussenvoegsel;

• achternaam;

• (volledig) adres;

• telefoonnummer(s);

• e-mailadres(sen);

• geboortedatum;

• geslacht;

• bankgegevens;

• Lid sinds;

• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie;

• Gegevens over jouw activiteiten bij O.O.G.;

∙     Foto’s en ander beeldmateriaal voor promotie doeleinden, website en social media.

Je persoonsgegevens worden door Toneelvereniging O.O.G. opgeslagen ten behoeve van 

bovengenoemde doelstellingen voor de periode van lidmaatschap, tot maximaal 2 jaar na het beëindigen van lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Voor een langere periode als daarvoor bij uitschrijving als lid schriftelijke toestemming is gegeven.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken 

O.O.G. heeft niet de intentie bijzondere en/of gevoelige gegevens te verzamelen. Mochten bijzondere gegevens noodzakelijk zijn voor, zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens, dieetwensen of anders bij activiteiten, dan verwerken wij die alleen op basis van jouw eigen uitdrukkelijke verzoek. 

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers, personen die hun medewerking verlenen betaald of onbetaald, regie.

• Informatieverstrekking in de vorm van gerichte contacten. Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• Mondelinge/ schriftelijke toestemming, afgifte visitekaartje en/of via social media.
  Voor de bovenstaande doelstelling kan O.O.G. de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• voornaam;

• tussenvoegsel;

• achternaam:

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door O.O.G. opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking gedurende de periode dat men gezien wordt als vrijwilligers, leveranciers, regie. Tot 6 maanden daarna.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is 

voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

• de ledenadministratie;

• het ontvangen van subsidie van de gemeente

• het ondersteunen bij activiteiten van bestuur en commissies;

• het aanbieden van een website, waarbij de inhoud door de verenging wordt bepaald;

• het aanbieden van een app, waarbij de inhoud door de verenging wordt bepaald.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Wij zullen persoonsgegevens alleen delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin 

uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger

dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens 

van je te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende 

maatregelen genomen;

• alle personen die namens Toneelvereniging OOG van je gegevens kennis kunnen nemen, 

zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent je gegevens 

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van 

je ontvangen hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van je direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, 

dan heb je altijd het recht deze toestemming te wijzigen.

Het wijzigen van je toestemming voor het plaatsen van beeldmateriaal kan je 

aangeven middels een e-mail (zie contactgegevens).

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij 

je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van deze Privacy Policy nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact 

met ons op!